Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Утверждение инструкции

Основой любой должностной инструкции выступает трудовое законодательство России, не стала исключением и такая должность, как помощник генерального директора. Обязанности, возлагаемые на «правую руку» руководителя в обязательном порядке должны быть составлены в соответствии с ТК РФ, а также дополнительными нормативно-правовыми актами.

Составленная инструкция утверждается начальником или руководителем организации. Его подпись означает законность принятого документа, а также согласие со всеми его положениями. Более того, руководитель вправе вносить изменения, дополнять обязанности либо вовсе не поставить автограф с вынесением мотивированного отказа и указанием на существенные недостатки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Должностная инструкция помощника ген. директора утверждается не только подписью руководителя, но и подписью лица, приступающего к выполнению своих прямых обязанностей. Данный нормативно-правовой акт является местным, поэтому распространяется лишь на территории определённой организации. Если в должностной инструкции имеются несоответствия федеральному или региональному законодательству, то работник имеет право отказаться от выполнения незаконно утверждённого положения.

I. Общие положения

Невозможно переоценить в деятельности компании роль, которую играет помощник генерального директора. Должностная инструкция для подобной категории лиц должна в обязательном порядке содержать общие положения, где работник сможет ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей его деятельность, а также с материалами, определяющими характер его работы.

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Помощник генерального директора является техническим исполнителем указаний и решений управленца организации. Принимается и увольняется с должности путём приказа соответствующего должностного лица. Как правило, к нему предъявляются следующие требования:

  • высшее образование;
  • наличие или отсутствие стажа работы (его срок определяется руководителем);
  • требования, предъявляемые к стажу работы по специальности.

Если вы желаете попробовать себя в данной должности, то будьте готовы к тому, что непосредственное и неукоснительное подчинение начальнику – главное правило работы, которого придерживается любой помощник генерального директора. Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.

1. На должность помощника
руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат и дополнительное
профессиональное образование.

2. Наличие опыта работы не менее
трех лет по профилю деятельности организации.

3. Назначение на должность помощника
руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4.1. Внутреннюю и внешнюю
политику организации

4.2. Принципы
представительства в государственных органах, органах местного самоуправления,
сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципы
и методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

4.5. Структуру
организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности
организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

4.6. Правила
формирования и использования баз данных

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

4.7. Современные
научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке,
сохранению и передаче информации

Еще по теме  Какая температура должна быть у новорожденного

4.8. Правила
защиты конфиденциальной служебной информации

4.10.
Современные информационные технологии

4.11.
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные
стандарты в сфере деятельности организации

4.12.
Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13.
Формы предоставления управленческой информации

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

4.14.
Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15.
Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16.
Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления
аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17.
Основы написания речей и докладов руководителя

4.18.
Категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19.
Методы обработки информации с применением современных технических средств
коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20.
Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и
целевого назначения информационных изданий

4.21.
Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

4.22.
Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы
информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы
данных

помощник генерального директoра

4.23.
Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного,
аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или
информационном потоке

4.24.
Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25.
Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.26.
Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.27.
Этикет и основы международного прокола

4.28.
Правила составления и оформления документов

4.29.
Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.30.
Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.31.
Системы электронного документооборота, базы данных

4.32.
Требования охраны труда

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

4.33. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняется
непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощника
руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное
в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет
ответственность за надлежащее их исполнение.

7.
________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

Характеристика помощника генерального директора складывается как из представленных должностных обязанностей, так и из уровня их исполнения, и выглядит следующим образом:

  • Принятие поступающей в компанию корреспонденции на имя начальника, её передача и использование в соответствии с принятым решением руководителя.
  • Ведение делопроизводства в соответствии с федеральными законами, а также эффективное использование компьютерной техники; применение базовых навыков в работе по сбору и обработке информации.
  • Принятие документов и заявлений, отправка их на подпись начальнику организации.
  • Подготовка документов для работы руководителя.
  • Организация телефонных переговоров. Кроме того, человек, занимающий данную должность, обязан полученную в результате проведённых переговоров информацию доводить до сотрудников, обличая в требуемую форму.
  • Составление писем, запросов, а также иных видов документов, подготовка ответов на запросы по поручению руководителя.
  • Организация деятельности по подготовке заседаний, совещаний, ведение протоколов и оформление их в последующем в надлежащую форму.
  • Контроль работы сотрудников компании.
  • Организация рабочего места руководителя в соответствии с предъявляемыми требованиями, обеспечение канцелярскими принадлежностями, создание условий для успешной и эффективной работы.
  • Распечатывать служебные и рабочие материалы.

Важно отметить, что представленный перечень должностных обязанностей работника не является исчерпывающим. Руководитель по своему усмотрению может изменить каждый пункт, если внесённые поправки не противоречат законодательству РФ.

Еще по теме  Императорская Тверь или как интересно провести выходной день жителям Москвы и Подмосковья

— Отбор
источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка
и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка
запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в
органах государственной власти и управления, общественных организациях и
получение соответствующей информации и документов

— Информирование
руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация
решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка
материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе
государственных и муниципальных органов, общественных организаций

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

— Подготовка
документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование
деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе
выполнения соглашений

— Сбор,
переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка
информационно-аналитических материалов

— Разработка
тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение
круга библиографических источников

— Подбор
источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание
и оформление обзора, доклада, аналитической справки

— Организация
и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация
заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка
материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

— Подготовка
презентаций по указанию руководителя

— Подготовка
и проведение пресс-конференция руководителя

— Встреча
участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение
записей переговоров

— Документальное
оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации
устных распоряжений руководителя

— Координация
деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль
исполнения решений руководителя

помощник генеральнoго директора по общим вопросам

— Подготовка
отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Нормативно-правовая регламентация

Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:

  1. Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.
  2. Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.
  3. Устав компании/организации/предприятия.
  4. Трудовой распорядок.
  5. Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.
  6. Определяемая начальником должностная инструкция.

Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц. Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.

Права помощника генерального директора

В общем виде права помощника генерального директора представлены в следующем перечне:

  • право на ознакомление с проектами решений руководителя, касающихся деятельности помощника;
  • право на рассмотрение предложений, вносимых руководителем и связанных с выполнением должностной деятельности помощника;
  • право на информацию, получение которой необходимо с целью успешного выполнения трудовой деятельности в дальнейшем;
  • право на истребование от руководства действий, содействующих исполнению должностной инструкции.

1. Запрашивать и получать
необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам
своей деятельности.

2. Повышать квалификацию,
проходить переподготовку (переквалификацию)

Еще по теме  Опубликованы сведения ранее составлявшие налоговую тайну

3. Принимать участие в
обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и
замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

помощник генеральнoго директора должностная инструкция

5. Требовать от руководства
организации оказания содействия, в том числе обеспечения
организационно-технических условий и оформления установленных документов,
необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные
решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными
обязанностями

7. ___________________________________________________________

Что необходимо знать?

Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений. Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее. То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности.

Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права. Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись.

Юридическая ответственность помощника

Как правило, заключительным пунктом любой должностной инструкции являются положения о мерах ответственности, предъявляемых к работнику. Так, ответственность предусмотрена за следующие виды действий:

  • Ненадлежащее исполнение либо отказ от исполнения должностных обязанностей.
  • Нарушения уголовного, административного, трудового, гражданского законодательства.
  • Причинение ущерба имуществу организации.

Юридическая ответственность может быть возложена на лицо как с участием правоохранительных органов, так и без привлечения таковых. Как правило, существенную роль в определении меры ответственности играет характер и степень причинённого вреда. Если работником была испорчена вещь организации, то взыскание происходит в рамках дисциплинарной ответственности. Если же ущерб носит межличностный характер, без участия следственных органов не обойтись

помощник генеральнoго директора обязанности

1. За ненадлежащее исполнение
или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым
законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения,
совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального
ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским
законодательством Российской Федерации.

4.
____________________________________________________________________

Настоящая
должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями)
Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с
изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и
документационному обеспечению управления организацией»
утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской
Федерации от 6 мая 2015г. №276н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих
трудовые отношения.

Функции помощника

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:

  • Правильная и чёткая организация технического обеспечения административной распорядительной деятельности руководителя компании.
  • Ведение и организация делопроизводства, осуществление контроля деятельности других работников, разъяснение сотрудникам непонятных вопросов в данной области.
  • Разработка либо участие в мероприятиях, направленных на рационализацию документооборота компании.
  • Приём посетителей.
Оцените статью
Путешествия
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.